Compte-rendu du Conseil collégial du 7 novembre 2018

Compte-Rendu de la réunion du conseil collégial de COOPOISE du 7 novembre 2018
Présent.e.s Sylvie Foliguet, Sylvie Leduc, Philippe Brunel, Pascal Christophe, Sylvette Amestoy, Guy Lorthiois, Elisabeth Mauger
Excusé marc Bourgeois

Film Après demain à la MELC de Courdimanche
70 chaises dans la MELC. Il faudra en apporter. Pour garder la gratuité et pas avoir à gérer un déficit ou un excès, on repousse à fin janvier, début février Sylvie L et Sylvette s'en occupent.
Convention mairie. Sylvie L prend contact avec la mairie, pour modification : ouverture le samedi matin + changement de date de la convention
Changement adresse + banque + papiers : domiciliation + boîtes d’archives chez Guy,
signature banque : Philippe (qui a le chéquier) + Sylvie F plus tard.
Le conseil collégial décide de changer la domiciliation de l'association : nouvelle adresse chez Guy Lorthiois ,3, Promenade des Irlandais, 95800 Cergy le Haut. Sylvie F s'occupe de faire le changement.

Samedi 10 novembre Elisabeth recontacte Brigitte de Verdilhac pour la vaisselle et fait l’atelier déodorant. Philippe apporte des récipients.
Plénière du 15 novembre : indemnisation frais ., site Internet, Labboite le 28 novembre. On prépare le tableau des contacts des commissions pour affichage (Guy). Assemblée Générale.
Ouverture des samedis matins : on en parle le 15 novembre et dans la Memoise (Sylvie L). Problème gestion des clés : les laisser chez quelqu'un de Courdimanche : Sylvette
Labboite : le 28 novembre après-midi. Prévoir heures dans le planning. Faire un Framadate (Sylvie F). A mettre dans Memoise
Conférence inspirante à l’UCP Neuville le 22 novembre : Sylvie L, Sylvie F et Edina parlent de COOPOISE, et de PlaNet.
Boite mail : c’est long de la gérer ( ½ journée par semaine). Il faut bien être 4 pour redistribuer les courriers.
Framavox : Guy trouve l'outil utile et aimerait l'utiliser, mais 3 personnes ont vraiment émis des réticences et quelques unes s'interrogent sur l'ajout d'outil quand une réunion semble plus efficace et mieux vécue.

Comme mes remarques préliminaires n'ont visiblement pas été (toutes) reprises dans la réunion à laquelle je n'ai pu assister, je les ajoute au compte-rendu:

1) vente des produits au marché des producteurs :
la vente des produits achetés par la CoopOise ne peut se faire qu'au profit de leurs adhérents; en effet, les adhérents paient une cotisation annuelle et participent activement à l'association en donnant une heure de temps par mois pour bénéficier d'achats groupés.
La vente à des non adhérents de produits achetés avec l'argent des adhérents est contraire à l'objet de notre association.
Une solution pour la vente à des non adhérents serait de vendre avec une marge pour compenser l'absence de cotisation; mais cela est contraire à notre objectif de marge zéro et non gérable dans Monépi.

2) tâches de gestion interne :
je ne suis pas sûr que le partage des tâches d'administration ou de gestion de l'association soit pertinent: je pense principalement à la gestion des mails et au paiement des factures.
- paiement des factures
je pense que cette tâche devrait être effectuée par une seule personne : il n'y a pas suffisamment de virements bancaires à faire pour justifier de l'éclatement de cette tâche. De plus, cette personne a accès aux paramétrages du compte bancaire (ajout de RIB, virements, etc.).
Je propose que cette personne soit désignée/proposée lors de l'AG pour l'année suivante et que ce soit une personne avec signature sur le compte.
S'il faut vraiment créer une tâche dans Monépi, elle pourrait l'être avec un créneau de 12 heures afin de prendre en compte la tâche sur l'année.

- gestion des mails
je ne suis pas sûr que 4 personnes pour gérer la boîte mail soit pertinent; une personne, voire deux me semblent largement suffisantes.
La création de filtres serait également pratique: chaque mail concernant un fournisseur peut aller automatiquement dans le répertoire concerné; les mails non lus apparaissent toujours en gras et leur nombre est affiché dans les dossiers correspondants.
Les référents fournisseurs peuvent ainsi consulter facilement les mails les concernant (via le compte délégué) en allant directement dans le dossier du fournisseur.
Je propose qu'une personne du groupe communication + une autre s'occupe de la boîte mail (gestion des autres mails).

3) organisation d'évènements
c'est un aspect important pour faire connaître notre association, mais elle doit se faire dans les principes qui nous animent.
L'organisation de la projection d'Après demain a posé justement le problème du financement de la-dite projection.
L'argent des adhérent ne peut servir qu'aux adhérents et à servir l'objet de l'association.
Des cinémas comme Utopia ou Pandora peuvent prendre en charge les frais de programmation et c'est leur métier.
Quant à la CoopOise, tout ce qui est dans le plan du bénévolat et de la gratuité peut être fait par l'association.

4) signature sur le compte bancaire
à ce jour, deux personnes ont signature sur le compte bancaire de l'association: Philippe et moi.
Je conserverai la signature jusqu'à la prochaine AG, mais je souhaite qu'une autre personne en soit dépositaire après l'AG de début 2019.

5) classement des dossiers papiers
nous devons conserver tous les papiers concernant notre activité, notamment :

• bons de livraison et factures fournisseurs
  
• factures diverses (assurance, kakemono, doubles de clés, etc.)
  

En l'absence d'un local entièrement dédié à notre activité, je propose que la personne chez qui l'association est hébergée conserve les documents de l'association; le volume est aujourd'hui très faible, une boîte d'archive à moitié remplie.
En plus de cela, tous les documents doivent être numérisés et mis dans le Google drive de coopoise (c'est le cas aujourd'hui) pour consultation à distance.

6) convention
il convient de mandater une personne pour signer la convention, après validation interne.

7) considérations générales sur les tâches
je pense que les tâches de gestion normale de l'association ne doivent pas faire partie des tâches dans Monépi; je pense à :

• gestion des mails
  
• paiement des fournisseurs (voir point 2 de mon mail)
  
• réunions liées à l'activité de l'association: plénières, groupes divers, conseil collégial;

les réunions sont le fonctionnement normal d'une association et les monétariser me paraît être une déviance liée à l'utilisation de Monépi.

8) décisions importantes
notre fonctionnement prévoit que les décisions soient prises au consentement des membres présents.
Les réunions ne permettent pas à tout le monde d'être présent en même temps.
Je propose que nous utilisions une outil libre de prise de décision en ligne; ceci a pour principal intérêt de faire participer tout le monde. De plus, l'argumentation de chacun peut se faire tranquillement chez soi, à froid et en prenant du recul.
Je vous ai déjà parlé de cet outil, c'est Framavox. Je vous envoie un lien pour un test sur une discussion à propos des créneaux :
https://framavox.org/invitations/099919f36963f28b29ed
;o))

9) AG 2019
nous devons penser à préparer l'AG 2019, car l'exercice 2017-2018 se termine au 31 décembre 2018.
La prochaine réunion du CC sera vraisemblablement juste avant les fêtes de Noël et il faut prévoir les documents à préparer:
- bilan de l'activité
- comptes de l'association (compte de résultat, bilan éventuel, etc.)