CR réunion plénière du 25 janvier 2018

Cr de la réunion plénière du 25 janvier 2018

25 présents

Calendrier des réunions plénières

Elles auront lieu le 3e jeudi de chaque mois. La prochaine réunion aura donc lieu le 22 février et la suivante le 15 mars.

Charte.

Lecture de la charte. Elle sera mise sur le forum afin que chaque adhérent puisse réagir.

Fournisseurs- Commandes

- Proposition d’avoir une personne référente par fournisseur. Le rôle précis sera précisé lors du groupe de travail sur la répartition des tâches des bénévoles.  

- fonctionnement des commandes :
Chez un grand nombre de fournisseurs un montant global de commande doit être atteint afin de pouvoir déclencher la commande. C’est la raison pour laquelle les adhérents n’ont pas encore reçu leur commande.
Pour certaines commandes il y a un délai suivant les fournisseurs entre la commande et la livraison.

- Le paiement :

Il faut faire le virement sur le compte bancaire de la coopoise + préciser sur le compte du site monepi le montant que vous venez de virer sur le compte bancaire de la coopoise. Ensuite il faut attendre la validation du crédit de votre compte sur monepi par le bénévole coopooise chargé de suivre les flux. Quand la validation est faite, votre compte monepi est crédité du montant viré. Vous pouvez alors commander. L’argent est défalqué à partir du moment où la commande est distribuée à l'adhérent.
Merci de privilégier un montant global à virer que plusieurs petits montants : cela facilite le travail des bénévoles coopoise chargés des flux administratifs.

- Quelques fournisseurs livrent dès aujourd’hui : le panier de légume « au plaisir du jardin » et le collectif du percheron

Aménagement du local

La mairie de Courdimanche met à disposition gracieusement ce local dans l’espace de la ferme Cavan
Un parking est attaché au local qui permet les livraisons. Un frigo a été offert par un bénévole, des armoires à clés pour conserver les stocks sont en cours d’acquisition. Avis aux donateurs d’armoires qui ferment à clés.
Un trousseau de clé est mis à disposition, des doubles seront faits.
Il y a le wifi, ce qui va permettre lors des livraisons de pouvoir tout de suite valider sur Monépi les livraisons.

Répartition des tâches des bénévoles

Un groupe de travail sur le découpage des tâches se constitue afin de répartir le travail entre les adhérents. Cette répartition sera saisie dans Monepi.
Participants à ce groupe de travail : Marie / Christine / Marc / Yannick / Dominique / Marie + ceux qui le souhaitent

Organisation des livraisons par ville

Afin d’éviter à chacun de se déplacer la proposition est de s’organiser par ville pour les livraisons. Il faut trouver un système pour identifier les adhérents par zone géographique et leur permettre de se contacter pour s’organiser entre eux. Un groupe de travail sur cette question va ouvrir (Guy).

Groupe communication interne

Un groupe de communication interne va réfléchir à la façon dont les adhérents sont informés des nouveautés, rendre visibles les nouveautés du forum, dont ils peuvent utiliser les outils existants, comment les commissions communiquent entre elles, etc.
Participants à ce groupe : Sylvie / Sylvie / Caroline  + ceux qui le souhaitent

Master

Un groupe d’étudiant d’un master de l’université de Cergy-Pontoise aura un projet tutoré sur l’organisation interne de la coopoise et sa fluidité.

Formation des associations

La ville de Cergy propose aux adhérents de la coopoise qui le souhaitent de participer aux modules de formation qu’elle met en place sur les questions de gestion d’une association : juridique, financier, etc. Le programme sera sur le forum, inscrivez-vous

Conseil collégial

Suite à la démission d’un membre du conseil collégial, une place est vacante.
Lors de la prochaine réunion plénière sera choisi ce membre. Si vous souhaitez faire partie du conseil collégial, faites-vous connaitre.

Bonjour Sylvie,

Est-il possible de savoir qui a démissionné du conseil collégial ?

Au moins jusqu'à Juin/juillet, je ne pourrais malheureusement pas assister aux réunions, puisque je suis également occupée sur cette soirée.

Concernant ce point :

- Merci de privilégier un montant global à virer que plusieurs petits montants : cela facilite le travail des bénévoles coopoise chargés des flux administratifs.

Je le conçois, mais ce n'est pas forcément évident de bloquer de l'argent comme cela pour tout le monde. J'imagine qu'une fois qu'on aura plus de visibilité, nous pourrons prévoir un budget CoopOise dans nos comptes plus "facilement"...

Personnellement, je me suis "faite avoir", car je n'ai pas pensé virer de l'argent assez tôt avant la date limite de la commande du Percheron. J'ai vu le mail le vendredi, pour une date limite le lundi, ce qui signifie que toute la procédure de virement n'aurait pas été possible.

Et cela m'amène à une autre question, quid si nous avons besoin de retirer de l'argent de notre compte MonEpi ?

Merci,
Bien CoopOisement vôtre,
Sylvie

Marie-Claire a démissionné.
Retirer de l'argent ? Quelle idée ! Quand on quitte l'asso, je suppose qu'on rend l'argent versé ?
Sylvie F

Retirer de l'argent ? Quelle idée !

Ça illustre donc bien le besoin de savoir combien on budgète sur la CoopOise pour ses achats alimentaires...

Quand on quitte l'asso, je suppose qu'on rend l'argent versé ?

Donc, cela n'a pas encore été réfléchi. C'est à réfléchir, car les déménagements et autres virages de vie font qu'il y aura sûrement un renouvellement régulier des membres.